4 Langkah Pengawasan dalam Manajemen yang Wajib Anda Tahu

Pengawasan dalam manajemen usaha? hemm.. ternyata bukan hanya anak saja yang harus diawasi, tapi usaha juga penting. Banyangkan kalau usaha Anda bangkrut karena pengawasaan Anda lemah?

Perusahan berjalan dengan tidak terkontrol, amburadul, karyawan tidak tertip dan lama-lama perusahan menjadi berantakan tidak karu-karuan. Tampak sederhana tapi banyak sekali perusahan yang berujung pada kehancuran hanya gara-gara sistem pengawasan yang lemah.

Saya punya pengalaman dari perjalanan usaha teman saya sendiri. Kebetulan Teman saya ini punya usaha pembuatan pakan ternak alternatif yang ada di beberapa daerah Jawa Tengah. Awalnya teman saya mengampangkan sistem pengawasan dalam manajemen usahanya. Semua berjalan dengan rasa percaya saja. Tanpa dirasa 3 tahun berlalu usaha yang dirintisnya mulai berkembang dan omset sudah ratusan juta rupiah. Permasalahan mulai muncul.

Karyawan bertambah banyak dan pengaturannya pun tidak segampang waktu dulu awal-awal usaha ini didirikan. Singkat cerita teman saya segera mengambil langkah perbaikan. Membuat tim pengawas dan membuat standar pengawasan dalam manajemen usahnya. Hasilnya… omset perbulan bertambah 3 kali lipat. Anda bisa banyangkan, begitu besar hasil yang didapat dengan hanya merubah sistem pengawasan dalam manajemen usahanya.

Tanpa ada pengawasan dalam manajemen sudah barang tentu Anda tidak akan bisa mengukur bagaimana kinerja dari karyawan Anda. Karena fungisi pengawasan adalah memastikan semua usaha Anda berjalan sesuai dengan standar kerja yang sudah Anda tetapkan.

Seperti yang pernah saya jabarkan panjang lebar pada artikel sebelumnya mengenai cara membuat laporan keuangan. Dijelaskan, untuk membuat laporan keuangan yang jelas-jelas ditujukan untuk mengontrol dan mengawasi keuangan perusahaan pun, harus dilakukan pengawasan dalam proses pembuatannya.

Bahkan, saya pernah melihat tim pengawas di salah satu perusahaan minuman soda yang tugasnya adalah mengawasi tim pengawas yang bertugas melakukan pengawasan dalam manajemen perusahaan tersebut. Ibarat polisi yang bertugas mengawasi ketertiban masyarakat dan Polisi Militer (PM) yang bertugas mengawasi polisi-polisi itu sendiri.

Fakta ini menggambarkan betapa pengawasan dalam manajemen usaha itu penting sampal-sampai tim pengawas dalam perusahaan-perusahaan besar sering kali dibentuk secara berlapis

Pengawasan dalam manajemen usaha perlu Anda lakukan agar segala penyimpangan yang terjadi dapat Anda segera perbaiki. Tapi ingat, fungsi pengawasan dalam manajeman usaha bukan untuk mencari kesalahan, sekali, lagi fungsi pengawasan dalam manajemen usaha bukan untuk mencari kesalahan.

Karyawan yang tidak tertip dan berbuat kesalahan tetap harus diingatkan tetapi tim pengawas bukan lantas menjadi tim menyeramkan yang mencari-cari dan mencatat semua kesalahan karyawan dan melaporkanya ke bos perusahaan.

Yah, memang hal seperti itu sering terjadi. Banyak yang salah kaprah dalam mengartikan fungsi pengawasan. Sama seperti banyak orang salah kaprah dalam memahami fungsi marketing dengan benar. Anda harus benar-benar sadar dan tahu fungsi pengawasan yang sebenarnya:

Lalu apa sebenarnya fungsi pengawasan dalam manajemen yang sebenarnya? Ada 5: 

• Mengetahui apakah kegiatan usaha berjalan sesuai rencana yang telah digariskan.
• Mengetahui apakah semuanya dijalakan dengan instruksi dan asas-asas yang sudah ditentukan
• Mengetahui segala kelemahan-kelemahan dan kesulitan-kesulitan dalam bekerja.
• Mengetahui apakah usaha berjalan efisien.
• Mencari solusi, apabila ternyata ditemukan kesulitan-kesulitan bahkan kegagalan.

Nah, itulah fungsi dari pengawasan dalam manajemen usaha Anda. Jadi sederhananya pengawasan memiliki tujuan utama agar semua pekerjaan selesal dengan keinginan Anda. Selanjut poin penting lainya yang juga harus Anda tahu adalah bagaimana runutan yang benar dalam melakukan fungsi pengawasan. Ini penting agar fungsi pengawasan dapat tersistematis dan berjalan dengan baik. Ada 4 langkah yang harus Anda perhatikan:

• Menentukan Standar dan Metode yang Digunakan.
• Pengukuran Kegiataan.
• Membandingkan kegiatan dengan Standar.
• Mengoreksi.

Saya akan bahas satu persatu. Silahkan Anda baca dengan sampai selesai agar mendapat pemahaman yang sempurna. Ok saya masuk ke poin yang pertama:

1. Menentukan Standar dan Metode yang Digunakan

Penting bagi Anda untuk mengunakan alat ukur (standar). Ini adalah sesuatu yang mutlak agar Anda dapat menilai atau mengukur apakah pekerjaan berjalan sesuai dengan sasaran dan standar atau tidak.

Standarisasi ini harus Anda letakan sebelum karyawan Anda berkerja, dan para karyawan harus benar-benar tahu ukuran yang digunakan dalam menilai pekerjannya. Ada 4 jenis standar yang bisa dikelompokan secara garis besar:

• Standar Fisik: Jumlah langganan, Kwalitas produksi, Jumlah produksi
• Standar Moneter: Jumlah keuntungan, laba kotor, biaya penjualan dan biaya tenaga kerja.
• Standar Waktu: Batas waktu selesainya suatu pekerjaan.
• Standar Intangible: Kesetiaan dan sikap pekerja pada perusahaan.

2. Pengukuran kegiatan.

Setelah Anda menentukan jenis standar yang diterpakan langkah selanjutnya adalah mengukur kegiataan seperti:

• Berapa kali pelakasanaan harus di ukur, apakah setiap jam atau hari atau minggu atau bulan.
• Dilaporkan dalam bentuk apa (tertulis atau telpon dan lian-lain).
• Siapa yang melakukan (Kepala bagian atau manager atau lainya)

3. Membandingan kegiatan dengan standar

Pada tahap ini Anda harus mengidentifikasi dan apabila ditemukan penyimpangan-penyimpangan yang muncul Anda harus melakukan analisa kenapa penyimpangan ini terjadi dan kenapa standar yang diterapkan tidak bisa berjalan dengan baik. 

4. Mengoreksi

Langkah terahkir pengawasan dalam manajemen adalah mengoreksi sekiranya temuan yang didapat memerlukan tindakan. Tindakan koreksi bisa berupa:

• Merubah standar awal. Bisa jadi terlalu ketinggian dan bisa juga kerendahan
• Merubah cara pengukuran kegiatan. Mungkin terlalu sering atau mungkin malah kurang.
• Merubah cara Anda dalam menganalisa.

Nah, sekarang mari kita simpulkan bersama-sama. Pengawasan adalah proses dalam mengamati pelaksanaan dari seluruh kegiatan untuk menjamin semua pekerjaan yang dilaksanakan dapat berjalan sesuai rencana yang ditentukan. Hal ini sangat penting, sama pentingnya seperti Anda melakukan pengawasan pada manajemen keuangan perusaahan Anda.

Pengawasan adalah tanggung jawab owner atau pimpinan, tapi untuk perusahaan-perusahaan besar tidak mungkin pimpinan melakukannya sendiri. Oleh kerenanya tugas pengawasan dilimpahkan kepada unit tertentu. Demikanlah artikel pengawasan dalam manajemen yang dapat saya berikan untuk Anda. Semoga artikel ini bisa memberi manfaaf nyata bagi kesuksesan usaha Anda semua. Amin

Ada yang mau ditanyakan? Kalau ada silahkan mengirim pertanyaan Anda melalui form isian di bawah artikel pengawasan dalam manajemen usaha ini..